Versiebeheer bij aanbestedingen

De vakantie is alweer een herinnering. We pakken de zaken weer op en in wat voor tempo! Wat is er dan leuker om alles weer extra gedisciplineerd te ordenen, alle mail bij te werken, contacten te bevestigen en documenten te ordenen. U kunt dit lezen met enige sarcastische ondertoon, maar een beetje een ‘blauwe’ gestructureerde houding na alle chaotische vrijheid van de komkommertijd is niet een onverstandig idee. Natuurlijk willen we eigenlijk de documenten direct op orde hebben, dan hebben we na de vakantie alle tijd om hard aan de slag te gaan en de achterstand in te halen. Begin daarom uw inschrijving op een aanbesteding altijd met het vaststellen van een vorm van documenten- en versiebeheer. Hoe doen wij dat bij Sellian?

1. Zet alle documenten op één plek

Het liefst een plek waar alle teamleden toegang tot hebben, zoals een Google Drive of Dropbox. Let er wel op dat de toegang goed beveiligd is; u wilt niet dat iedereen bij alles moet kunnen, ook niet binnen uw eigen organisatie.

2. Verdeel taken en zorg dat iedereen op de hoogte is

Wij maken vaak gebruik van Google Drive, gekoppeld aan Teamwork.com; een projectmanagementomgeving waarin we een aanbesteding tracken en de planning bewaken. Deze data staat voor ons in een Europees datacenter, en zo kunnen we goed bijhouden wie welke taak heeft en hoe ver hij/zij gevorderd is. Zo’n omgeving maakt ook dat wij hierin samen met onze klanten kunnen werken; de “one team” gedachte is essentieel om een offerte te kunnen winnen!

3. Zorg voor duidelijk versiebeheer

Werk met duidelijke versies en geef ze netjes een nummer. U kunt bijvoorbeeld de documenten
nummeren als er een nieuwe versie beschikbaar is. Bij Sellian werken we altijd toe naar de definitieve versie, oftewel versie 1.0. De eerste versie bestaat uit de ruwe bij elkaar verzamelende informatie en noemen we versie 0.5. Maak zodra er aanzienlijke wijzigingen zijn een nieuwe versie aan, optellend tot definitieve versie 1. Zo voorkomt u dat oude, maar misschien nog bruikbare, informatie verloren gaat. Wij werken met de versies 0.5, 0.7, 0.9, 0.95 en 0.99.

4. Koppel versies aan deadlines

Niets is funester dan vertraging en versies die op het laatste moment nog overhoop worden gehaald, omdat iemand die heel belangrijk is (of vindt dat hij/zij dat is) nog even een plasje over het verhaal wil doen. Zoiets is dodelijk voor de teamspirit en maakt dat je veel tijd verliest omdat zaken opnieuw gedaan moeten worden. In de praktijk levert zo’n interventie zelden een verbetering op.

Uitgaande van een deadline D hanteren we bij een reguliere aanbesteding (6 weken doorlooptijd) de volgende mijlpalen:

  • 0.99 D – 1 dag
  • 0.95 D – 3 dagen
  • 0.9 D – 7 dagen
  • 0.7 D – 2 weken
  • 0.5 D – 4 weken

5. Maak voor iedere versie een eigen map

Iedere versie heeft een eigen submap. We beginnen met één map genaamd 0.5. Na verstrijken van een mijlpaal kopiëren we de map en noemen deze 0.7. Gelijktijdig wordt map 0.5 op niet meer te wijzigen gezet (freeze). En zo verder uiteraard. Vaak veranderen we ook de kleur van de map in Google Drive naar rood, om te benadrukken dat de meest recente versies in een nieuwe map te vinden zijn.

6. Zorg dat het versienummer correspondeert met voortgang

Iedere versie staat voor een bepaald voortgangsniveau:

  • In versie 0.5 zetten we het framework voor de aanbieding op en “dumpen” we gewoon alle tekst en plaatjes die we mogelijk relevant vinden. Na een meeting bepalen we wat we weggooien en wat we behouden en dan bevriezen we.
  • In versie 0.7 vormen we de tekstblokken en zoeken we naar wat er nog mist qua inhoud en vullen we aan, nog steeds vrij ruwe tekst. Vervolgens bevriezen we die ook.
  • Pas in versie 0.9 gaan we de verhaallijn strak aanbrengen en verfijnen we de teksten. Vanaf dit moment kijken we ook naar formulering, zinsbouw, stijl enz. Daarna weer de freeze.
  • Versie 0.95 moet de versie zijn die gewoon lekker weg leest en die in geval van nood ingediend kan worden. Ook daarna een freeze.
  • Versie 0.99 is feitelijk 0.95 en dan nog eens nageplozen met de stofkam. Bij de final bid meeting bevriezen we die versie ook en is sprake van 1.0.

7. Zet de bewijsstukken in een aparte map

Verder maken we een losse map voor de bewijsstukken en rekenbladen. Wanneer deze gereed zijn veranderen we de kleur van de map en bevriezen we die ook.
In de voetnoot van alle documenten verwerken we ook het versienummer. Dit omdat er nog weleens meerdere versies op laptops en dergelijke zwerven.

Door deze trucjes constant toe te passen bespaart u veel tijd en gedoe. Toch blijft een aanbesteding altijd flink doorwerken. Heeft u daarbij hulp nodig? Vraag dan een gratis consult aan bij één van onze aanbestedingsadviseurs.