We merken het allemaal; sales is veranderd. En Corona heeft de verandering versneld. Koud bellen maakt steeds vaker plaats voor meer geavanceerde manieren van acquisitie waarrbij technologie een steeds grotere rol speelt. Voor salesmanagers betekent dit dat andere sales KPI’s belangrijk worden. In deze blog zetten we de 7 onmisbare key performance indicators voor moderne sales op een rij.
De welbekende film Wolf of Wall Street speelt zich af aan het einde van de twintigste eeuw. Het ging Jordan Belfort erom om koste wat het kost zoveel mogelijk te verkopen. Alleen het aantal deals bepaalde het succes van sales. Verkopen is natuurlijk nog steeds de doelstelling van vrijwel iedere organisatie, maar de manier waarop is heel anders. En dus zijn ook de KPI’s anders dan vroeger.
Het gaat niet langer om het meten van het aantal deals (of in elk geval niet uitsluitend). Ook het realiseren van een consistente stroom van kwalitatief goede leads is belangrijk om salesdoelstellingen te behalen.
Wat zijn key performance indicators?
Key performance indicators zijn een set kwantitatieve gegevens om de performance van een team, afdeling of bedrijf te meten. Ze zijn gericht op die aspecten van de performance die bepalend zijn voor het huidige en toekomstige succes van uw bedrijf. Juist sales speelt daarbij een grote rol. Sturen op de juiste Sales KPI’s kan het verschil maken tussen gestage groei en mislukking. Het is wel belangrijk dat de KPI’s die u gebruikt aansluiten bij de strategische doelen van uw organisatie. Meten is geen doel op zich.
Waarom zijn Sales KPI’s belangrijk?
Sales KPI’s zijn ontzettend belangrijk voor salesmanagers, maar ook voor de rest van de salesafdeling. Het maakt inzichtelijk of de targets gehaald (gaan) worden, waar in de funnel veel leads afvallen, hoe effectief het sales team opereert en hoe de samenwerking binnen de organisatie is.
Dit gaat dus veel verder dan financiële resultaten alleen. Goede KPI’s laten namelijk ook zien waarom salesdoelen wel of niet worden gehaald en waar verbeterkansen liggen. Dit maakt het mogelijk om het salesproces op tijd bij te sturen. De getallen zijn er dus niet alleen om tentoongesteld te worden in een dashboard. Nee, het gaat erom dat u de KPI’s analyseert en gebruikt om het salesproces te verbeteren. Veel bedrijven hebben met name moeite met dat laatste.
 |
7 Sales KPI’s voor het commerciële proces
Om het commerciële proces te optimaliseren geven we u hier 7 moderne sales KPI voorbeelden. KPI’s die dus verder gaan dan het aantal gesloten deals. Natuurlijk heeft iedere organisatie andere doelstellingen – en dus ook andere KPI’s. Maar over het algemeen kunt u met de volgende getallen prima uit de voeten om uw salesproces te verbeteren. De uitdaging is om juist die voorspellende succesfactoren te bepalen waar u op kunt sturen.
1) Sales Qualified Leads (SQL’s)
Dit is misschien wel de meest voor de hand liggende KPI en daarom gebruiken veel organisaties hem ook; de SQL’s. Een sales qualified lead is een lead die op basis van bepaalde eigenschappen en acties klaar is om opgevolgd te worden door sales.
Zowel het aantal als de meer specifieke gegevens van deze SQL’s horen bij deze KPI. Daarmee kunnen salesmedewerkers bepalen aan welke leads zij als eerste aandacht besteden. U kunt de SQL’s op allerlei manieren categoriseren, maar ons advies is om dit te doen op basis van de kans op conversie. Want hoe groter de kans dat de SQL klant wordt, hoe zinvoller om deze lead snel op te volgen.
Deze KPI is ook voor de marketingafdeling interessant. Want wie zorgt ervoor dat het estafettestokje goed wordt overgedragen van marketing naar sales? Hoe zorgen marketing en sales samen voor een goede marketing & sales alignment?
2) Sales targets
Met sales targets als KPI kunt u de behaalde doelstellingen over een bepaalde periode vergelijken. Deze sales targets kunnen uiteraard heel verschillend zijn. Denk aan het aantal uitgebrachte offertes en het aantal nieuwe klanten per maand. Dus hoeveel offertes gingen er vorig jaar uit rond deze tijd? Hoeveel nieuwe klanten haalt u normaal gesproken binnen deze maand? Deze cijfers kunt u vervolgens gebruiken om nieuwe doelen te stellen.
Zorg er wel voor dat de doelen haalbaar blijven. Het salesteam constant onder druk zetten om te presteren is een boemerang die vaak heel hard terugkomt.
3) Maandelijkse groei
Hiermee meet u de maandelijkse toename of afname van uw omzet. Dit houden veel organisaties bij op jaarbasis, maar eigenlijk zeggen maandelijkse cijfers veel meer. Daar komt bij dat het vaak ook nog makkelijker is om te berekenen. Bovendien hebt u dan meteen inzicht of u op koers ligt om de jaardoelstellingen te behalen. Door van maand tot maand te werken, kunnen salesmanagers meteen schakelen als de omzet stijgt of daalt. U bent dan niet afhankelijk van rapportages achteraf.
4) Maandelijkse sales bookings
Het aantal sales bookings per maand is een KPI waarmee u de groei goed kunt stimuleren. Wat wordt verstaan onder ‘bookings’ kunnen salesteams overigens zelf bepalen, maar in de meeste gevallen is dat een ondertekende offerte of getekend contract. U kunt deze KPI ook weer opdelen per regio of per medewerker om de salesprestaties nog beter te monitoren en bijsturen.
5) Sales closing ratio
Met de sales closing ratio maakt u inzichtelijk hoeveel leads uiteindelijk klant worden. Deze KPI maakt ook duidelijk hoe marketing bijdraagt aan het behalen van de salesdoelstellingen. Haalt u te weinig klanten uit uw leads of kost het salesmedewerkers veel tijd om de klant binnen te halen, dan kan het zijn dat marketing geen goede leads aanlevert. De leads zijn dan (nog) niet sales qualified.
Deze KPI laat u tevens zien welke methodes het beste werken. Stel dat bij 80% van de klanten het salestraject begon met een videoboodschap. Of dat 80% via een blog op uw website in beeld zijn gekomen. Die gegevens zijn cruciaal om uw sales- en marketingstrategie te optimaliseren.
6) Sales per medewerker
Door uw sales per medewerker (ook wel sales per rep) te meten, kunt u als salesmanager medewerkers helpen om persoonlijke doelstellingen te bepalen. Maar deze KPI is ook handig om te zien waar de kracht van bepaalde salesmedewerkers liggen. Misschien ligt de ene branche een medewerker beter dan een andere. Ook heeft iedere medewerker vaak zijn eigen manier van werken, wellicht blijkt uit deze KPI dat een bepaalde aanpak beter werkt dan een andere.
7) Customer lifetime value
Tot slot de customer lifetime value. Een ontzettend belangrijke KPI voor iedere salesmanager. Het gaat uiteindelijk immers niet om het aantal deals, maar om het geld dat in het laatje komt door die deal en hoe lang iemand klant blijft. De customer lifetime value bereken je als volgt:
Bruto winstmarge (%) x (1 / verlooppercentage) x gemiddelde maandelijkse omzet
Een voorbeeld: stel dat u een bruto winstmarge van 70% hebt, een verlooppercentage van 5% en de gemiddelde klant levert € 3.000 omzet op per maand, dan is de customer lifetime value 70 x (1/5) x 3.000 = € 42.000.
U kunt de customer lifetime value ook koppelen aan de sales per medewerker als KPI. Het kan immers zomaar zijn dat een salesmedewerker misschien wel erg lang met een nieuwe klant bezig is, maar dat ‘zijn’ klanten vervolgens wel veel meer customer lifetime value hebben. Dan is het die extra tijd meer dan waard.
Een dashboard maken voor Sales KPI’s
Wanneer u weet welke getallen u gaat gebruiken, is het zaak om een dashboard te maken voor deze sales KPI’s. Daar zijn allerlei tools voor, maar u kunt ook een sales KPI dashboard in Excel maken, mits u daar handig mee bent.
Eerst gaat u met de tabel aan de slag. Op de horizontale as, in de kolommen, plaatst u de data van de meetmomenten. Op de verticale as, in de rijen, zet u de KPI neer. Het is raadzaam om één KPI per blad te gebruiken.
Wanneer u de data hebt ingevoerd, selecteert u de data en bepaalt u welke grafiek hier het beste bij past. De customer lifetime value zou bijvoorbeeld in een staafdiagram kunnen, terwijl het aantal sales per medewerker ook goed in een cirkeldiagram kan.
Vervolgens kopieert u de grafieken naar een nieuw blad, waar alle data samenkomt. Maak de belangrijkste KPI’s groter zodat ze meer opvallen en zorg voor heldere titels boven de grafieken. Het heeft de voorkeur dat scrollen niet nodig is. Dat maakt het tonen van de KPI’s op een groot scherm makkelijker.
Data in sales
Voor veel organisaties valt binnen sales nog een hoop winst te behalen op het gebied van data. Ongeacht wat u verkoopt, hoe u het aanbiedt en wie uw klanten zijn: met behulp van data kunt u gecontroleerd groeien. Dat wil zeggen: u weet precies waar u mee bezig bent en waarom u dat doet. De KPI’s helpen daarbij, al zijn het slechts getallen. Het gaat er nog steeds om hoe u die getallen interpreteert en wat u er vervolgens mee doet!
